Slik registrerer du gjester i Spania via SES.HOSPEDAJES: En trinnvis guide for utleiere av ferieboliger

Hvis du leier ut en feriebolig i Spania, kjenner du allerede den gode delen: Gjestene kommer, de betaler, og de drar fornøyde hjem. Det ingen advarer deg om, er rapporteringen. Spania krever at utleiere registrerer gjester hos myndighetene, og for korttidsutleie skjer denne rapporteringen gjennom SES.HOSPEDAJES, systemet for gjesteregistrering som er knyttet til innenriksdepartementet. Glemmer du det, blir en helt vanlig bestilling til en bot.

Denne guiden viser deg hvordan du registrerer gjester i Spania gjennom SES.HOSPEDAJES, trinn for trinn, og hvor prosessen kan automatiseres for bestillingene du tar imot direkte.

Hva SES.HOSPEDAJES er, og hvem ordningen gjelder for

SES.HOSPEDAJES er den spanske plattformen for gjesteregistrering som brukes til å rapportere reisende som overnatter i Spania. Kravet gjelder overnattingsaktører som tar imot gjester mot betaling, inkludert ferieboliger, korttidsutleie og mange langtidsopphold.

To detaljer skaper særlig ofte problemer for utleiere:

• Alle gjester som overnatter, må rapporteres, ikke bare personen som står for bestillingen. Opplysningene samles inn for hver enkelt reisende.
• Du rapporterer oppholdet, ikke bestillingsdatoen. Registreringen dekker den faktiske ankomsten og avreisen.

Reglene i Spania endres, og enkelte autonome regioner har egne tilleggskrav. Se på dette som en oversikt i klart språk, og bekreft hvilke plikter som gjelder for din region og boligtype før du legger den til grunn.

Dette trenger du før du starter

Ha dette klart, så du slipper å lete etter dokumenter ved midnatt på ankomstdagen:

• Boligens registreringsopplysninger. Turistlisensen eller registreringsnummeret for boligen der gjestene skal bo.
• Gjestenes identitetsopplysninger. For hver reisende: fullt navn, dokumenttype og dokumentnummer, nasjonalitet, fødselsdato og kjønn. Utenlandske gjester rapporteres med pass- eller ID-opplysningene sine.
• Opplysninger om oppholdet. Ankomstdato, avreisedato og antall reisende.
• En måte å autentisere deg på. Tilgang til SES.HOSPEDAJES, vanligvis satt opp med ditt digitale sertifikat eller en godkjent innloggingsmetode.

Slik registrerer du gjester i Spania gjennom SES.HOSPEDAJES

Trinn 1: Sett opp tilgangen din

Opprett kontoen din i SES.HOSPEDAJES og knytt den til boligen du leier ut. Du autentiserer deg med et digitalt sertifikat eller innloggingsopplysningene plattformen støtter for ditt oppsett. Gjør dette én gang, før den første gjesten kommer, slik at rapporteringen er klar når du trenger den.

Trinn 2: Samle inn gjesteopplysninger ved bestilling eller innsjekking

Identitetsopplysningene må være korrekte for hver enkelt reisende. Den ryddigste måten er å samle dem inn før ankomst, gjennom et skjema eller en løsning for dokumentskanning som du sender sammen med bestillingsbekreftelsen.

Det er også her svindel og feil kan snike seg inn. Gjestene blir bedt om å oppgi faktiske identitetsopplysninger, så kanalen du bruker til å samle dem inn, er like viktig som selve opplysningene. Verifiserte opplysninger som samles inn på forhånd, sparer deg for stress ved døren.

Trinn 3: Legg inn oppholdet i SES.HOSPEDAJES

Registrer oppholdet for boligen: ankomst- og avreisedatoer og listen over reisende. Plattformen forventer de samme oppholdene som du ville rapportert andre steder, registrert per gjest og knyttet til riktig boligregistrering.

Trinn 4: Send inn rapporten og bekreft at den ble mottatt

Send inn registreringen og sjekk at systemet har godkjent den. Ta vare på dokumentasjon på hva du sendte inn, og når. Hvis du ofte tar imot gjester, blir dette en gjentakende oppgave ved hver ankomst – akkurat den typen rutinearbeid som lett blir hoppet over når du har det travelt.

Trinn 5: Ta vare på dokumentasjonen for din egen beskyttelse

Oppbevar bekreftelsene sammen med bestillingsdokumentasjonen. Hvis det noen gang oppstår spørsmål om et opphold, er det tydelig dokumentasjon som avgjør saken. Bestillingsdokumentasjon som allerede inneholder gjesteopplysninger, betalingsstatus og datoer for oppholdet, gjør dette enkelt.

Hvor dette blir vanskelig for utleiere som tar imot direktebestillinger

Hvis du leier ut gjennom Airbnb eller Booking.com, håndterer plattformen vanligvis gjesteregistreringen for deg. Utfordringene begynner når bestillingen kommer fra et annet sted: en melding på sosiale medier, en venn av en venn, en anbefaling fra en kollega eller en gjest som kommer tilbake.

Dette er nettopp den typen bestilling mange utleiere i Spania er mest avhengige av, og det er her du står alene med rapporteringen. Du samler inn gjestens identitetsopplysninger, legger inn oppholdet, sender inn rapporten og tar vare på dokumentasjonen. Gjør du det noen ganger i uken, blir det fort mange timer.

Slik håndterer Verinido gjesteregistreringen for deg

Verinido er en bestillingsplattform for eiere som gjør henvendelser fra gjester i egne nettverk og på sosiale medier til strukturerte, sikre bestillinger.

For aktuelle bestillinger håndterer Verinido automatisk rapportering av gjesteregistrering gjennom SES.HOSPEDAJES. I stedet for at du logger inn og rapporterer hvert opphold manuelt, skjer rapporteringen som en del av bestillingsprosessen. Du beholder gjesterelasjonen og bestillingsdokumentasjonen; det administrative arbeidet med å oppfylle kravene blir håndtert for deg.

I tillegg gir Verinido deg:

• 100 % av leien. Utleiergebyret er EUR 0. Gjestene betaler EUR 30 pluss 10 %, og du setter dine egne priser.
• Sikre betalinger gjennom Stripe, med løpende betalingsstatus slik at du vet hvordan hver bestilling ligger an.
• Identitetsverifisering, slik at du vet hvem du skal ta imot før de kommer.
• Automatiske påminnelser og oversiktlig bestillingsdokumentasjon, som gjør det enkelt å ta vare på rapporteringshistorikken.
• Seks språk, for de internasjonale gjestene en feriebolig i Spania tiltrekker seg.

Verinido er et supplement til Airbnb og Booking.com. Fortsett å bruke nettbaserte reisebyråer for å nå et bredere publikum, og bruk Verinido til direktebestillingene som avtales gjennom ditt eget nettverk, der rapporteringen ellers er overlatt til deg.

Hvis du er en lokal leverandør av renhold, innsjekking, nøkkeloppbevaring eller transport, har Verinido også et partnerprogram: Fortsett å tilby dine egne tjenester samtidig som du tjener provisjon på bestillingene du formidler. Å finne og rekruttere partnere er Verinidos viktigste forretningsprioritet, fordi én partner kan introdusere mange eiere.

Kortversjonen

Å registrere gjester i Spania gjennom SES.HOSPEDAJES handler om fem trinn: sette opp tilgang, samle inn korrekte identitetsopplysninger om gjestene, legge inn oppholdet, sende inn rapporten og ta vare på dokumentasjonen. Rapporteringen er ikke komplisert. Det som skaper problemer for utleiere, er å gjennomføre den pålitelig for hver eneste direktebestilling, uke etter uke.

Det er denne delen Verinido automatiserer for aktuelle bestillinger, slik at du kan beholde gjestene og leien, og slutte å bruke kveldene på papirarbeid.

Lei ut på dine premisser. Lei ut tryggere.