Sådan registrerer du gæster i Spanien via SES.HOSPEDAJES: En trinvis guide til ferieboligværter

Hvis du udlejer en feriebolig i Spanien, kender du allerede den gode del: Gæsterne ankommer, de betaler, og de rejser glade hjem. Det, ingen advarer dig om, er indberetningen. Spanien kræver, at værter registrerer gæster hos myndighederne, og ved korttidsudlejning foregår indberetningen via SES.HOSPEDAJES, gæsteregistreringssystemet under indenrigsministeriet. Glemmer du det, kan en helt almindelig booking ende med en bøde.

Denne guide viser dig trin for trin, hvordan du registrerer gæster i Spanien via SES.HOSPEDAJES, og hvor processen kan automatiseres for de bookinger, du modtager direkte.

Hvad SES.HOSPEDAJES er, og hvem det gælder for

SES.HOSPEDAJES er den spanske platform til gæsteregistrering, som bruges til at indberette rejsende, der overnatter på overnatningssteder i Spanien. Kravet gælder udbydere af overnatning, som modtager gæster mod betaling, herunder ferieboliger, korttidsudlejning og mange længerevarende ophold.

Især to detaljer giver ofte værter problemer:

• Alle gæster, der overnatter, skal indberettes, ikke kun den person, der har foretaget bookingen. Oplysningerne indsamles for hver enkelt rejsende.
• Du indberetter opholdet, ikke bookingdatoen. Registreringen omfatter den faktiske ankomst og afrejse.

Reglerne i Spanien ændrer sig, og nogle selvstyrende regioner stiller yderligere krav. Betragt dette som en oversigt i letforståeligt sprog, og få bekræftet de gældende forpligtelser for din region og boligtype, før du baserer dig på den.

Det skal du have klar, før du starter

Hav følgende klar, så du ikke skal lede efter dokumenter ved midnat på ankomstdagen:

• Din boligs registreringsoplysninger. Turistlicensen eller registreringsnummeret for den bolig, hvor gæsterne skal bo.
• Gæsternes identitetsoplysninger. For hver rejsende: fulde navn, dokumenttype og dokumentnummer, nationalitet, fødselsdato og køn. Udenlandske gæster indberettes med deres pas- eller ID-oplysninger.
• Oplysninger om opholdet. Ankomstdato, afrejsedato og antal rejsende.
• En måde at bekræfte din identitet på. Adgang til SES.HOSPEDAJES, som normalt oprettes med dit digitale certifikat eller en godkendt loginmetode.

Sådan registrerer du gæster i Spanien via SES.HOSPEDAJES

Trin 1: Opret din adgang

Opret din konto i SES.HOSPEDAJES, og knyt den til den bolig, du udlejer. Du bekræfter din identitet med et digitalt certifikat eller de loginoplysninger, platformen understøtter for din opsætning. Gør det én gang, inden din første gæst ankommer, så indberetningen er klar, når du får brug for den.

Trin 2: Indsaml gæsteoplysninger ved booking eller indtjekning

Identitetsoplysningerne skal være korrekte for hver enkelt rejsende. Den mest hensigtsmæssige metode er at indsamle dem før ankomsten via en formular eller en løsning til dokumentscanning, som du sender med bookingbekræftelsen.

Det er også her, svindel og fejl kan snige sig ind. Gæsterne bliver bedt om at oplyse deres faktiske identitetsoplysninger, så den kanal, du bruger til at indsamle dem, er lige så vigtig som selve oplysningerne. Verificerede oplysninger, der er indsamlet på forhånd, sparer dig for at skulle få styr på det hele i døren.

Trin 3: Indtast opholdet i SES.HOSPEDAJES

Registrer opholdet for boligen: ankomst- og afrejsedatoer samt listen over rejsende. Platformen forventer, at du registrerer de samme ophold, som du ville indberette gennem andre kanaler, med oplysninger for hver gæst og tilknytning til den korrekte boligregistrering.

Trin 4: Indsend indberetningen, og kontrollér, at den er gået igennem

Indsend registreringen, og kontrollér, at systemet har accepteret den. Gem dokumentation for, hvad du indberettede, og hvornår. Hvis du ofte har gæster, bliver det en tilbagevendende opgave ved hver ankomst – netop den slags rutineadministration, der bliver sprunget over, når du har travlt.

Trin 5: Gem dokumentationen for din egen sikkerheds skyld

Gem bekræftelserne sammen med dine bookingoplysninger. Hvis der nogensinde opstår spørgsmål om et ophold, er det tydelig dokumentation, der afklarer sagen. Bookingoplysninger, som allerede indeholder gæsteoplysninger, betalingsstatus og opholdsdatoer, gør det til en helt uproblematisk opgave.

Hvor det bliver svært for værter, der udlejer direkte

Hvis du udlejer gennem Airbnb eller Booking.com, håndterer platformen normalt gæsteregistreringen for dig. Besværet opstår, når bookingen kommer et andet sted fra: en besked på sociale medier, en vens ven, en anbefaling fra en kollega eller en tilbagevendende gæst.

Det er netop den type booking, som mange værter i Spanien især er afhængige af, og hvor du selv står for indberetningen. Du indsamler gæstens identitetsoplysninger, indtaster opholdet, indsender indberetningen og gemmer dokumentationen. Gør du det nogle gange om ugen, løber det op i mange timers arbejde.

Sådan håndterer Verinido gæsteregistreringen for dig

Verinido er en bookingplatform for ejere, der omsætter henvendelser fra gæster i deres egne netværk og på sociale medier til strukturerede, sikre bookinger.

For bookinger, der er omfattet, håndterer Verinido automatisk indberetning af gæsteregistrering via SES.HOSPEDAJES. I stedet for at du skal logge ind og indberette hvert ophold manuelt, foregår indberetningen som en del af dit bookingforløb. Du beholder kontakten til gæsterne og bookingoplysningerne; administrationen af myndighedskravene håndteres for dig.

Derudover giver Verinido dig:

• 100% af din lejeindtægt. Værtsgebyret er EUR 0. Gæster betaler EUR 30 plus 10%, og du fastsætter selv dine priser.
• Sikre betalinger gennem Stripe med live betalingsstatus, så du ved, hvor hver booking står.
• Identitetsverificering, så du ved, hvem du skal være vært for, før de ankommer.
• Automatiske påmindelser og overskuelige bookingoplysninger, som gør det nemt at gemme dokumentationen for indberetningen.
• Seks sprog til de internationale gæster, som en feriebolig i Spanien tiltrækker.

Verinido supplerer Airbnb og Booking.com. Fortsæt med at bruge online-rejsebureauerne til at nå et bredere publikum, og brug Verinido til de direkte bookinger, der aftales gennem dit eget netværk, hvor indberetningen ellers er overladt til dig.

Hvis du lokalt tilbyder rengøring, indtjekning, nøgleopbevaring eller transport, har Verinido også et partnerprogram: Fortsæt med at tilbyde dine egne ydelser, mens du tjener provision på de bookinger, du henviser. At finde og rekruttere partnere er Verinidos vigtigste forretningsprioritet, fordi én partner kan introducere mange ejere.

Den korte version

Registrering af gæster i Spanien via SES.HOSPEDAJES består af fem trin: Opret adgang, indsaml korrekte identitetsoplysninger om gæsterne, indtast opholdet, indsend indberetningen, og gem dokumentationen. Selve indberetningen er ikke kompliceret. Det, der giver værter problemer, er at få den gjort pålideligt ved hver direkte booking, uge efter uge.

Det er den del, Verinido automatiserer for bookinger, der er omfattet, så du kan beholde gæsterne og lejeindtægten og slippe for at bruge dine aftener på papirarbejde.

Udlej på dine vilkår. Udlej mere sikkert.